Менеджер по тендерам. Навыки.

Добрый день, коллеги. Продолжаем цикл статей посвященных нашему главному герою -  Специалисту по тендерам. Хочется рассказать Вам про резонансный диапазон мнений, который я получил в ответ на мою предыдущую статью. Диапазон начинается с мнения « Очень нужная и полезная информация, которую очень не просто найти…» до «Мне не понравилась статья. Разве можно предъявлять внешние требования к работнику. Это не прилично. Должны цениться только профессиональные качества сотрудника…». Коллеги, на мой взгляд, все разговоры про толерантность и терпимость в этом вопросе – разговоры не по существу. Я стараюсь высказывать свое мнение, основанное на выводах и информации, полученных из десятков разнообразных источников за десять лет работы в этой области. И хочется напомнить, что мое мнение субъективно. Соответственно, давайте продолжим.

Мы закончили на том, что специалист по торгам должен уметь говорить и правильно формулировать свои мысли. Далее, на мой взгляд, он должен обладать умением понимать своего собеседника. Разобраться в существе вопроса, который ему пытаются донести. Не перебивать, не отвлекаться, не делать выводов, не дослушав собеседника до конца. Этому, конечно, надо учиться, но это надо делать. Могу привести массу примеров, когда не умение понять других людей может привести к серьёзным последствиям. Коммуникация с юристом компании, часто заканчиваются словами «Ладно, понял», при этом, не вникнув в слова, тендерный специалист ставит под удар всю компанию. А как сложно говорить с отделом закупки…  Много раз мне приходилось выслушивать истории о том, как при выполнении государственного контракта подвела служба снабжения, а те в свою очередь, оправдывались, что предупреждали. Такое бывает очень часто - один сказал, другой не услышал или не так понял, как следствие расторгнутый контракт, реестр недобросовестных поставщиков, финансовые потери. Одно из решений – задавайте больше вопросов.  Не стесняйтесь показать свою не компетентность. Смело спрашивайте и слушайте внимательно ответы.  Умение слушать и слышать убережет Вас от множества ошибок.

Переходим к умению налаживать коммуникации. Очень важный момент  в общении с государственным заказчиком. Если Вы умеете это делать, то вы всегда договоритесь обо всем, что нужно, на интересных для Вас условиях. Запомните, Вы всегда можете договориться! Я много говорил о том, что данная сфера очень регламентирована. Шаг вправо, шаг влево, прыжок вверх от  закона – все финансово карается заказчиком. Но нужно помнить о том, что государственный заказчик такой же человек, как и мы с Вами. Переговоры могут быть сложными, не всегда заказчик на 100 % идет навстречу, но повторяю – Договориться можно всегда! Старайтесь, не опускайте руки, отстаивайте свои интересы. Хорошими переговорщиками становятся со временем. Больше опыта, больше переговоров, больше встреч. В случае, если чувствуете отсутствие достаточного словарного запаса, читайте больше книг, учитесь, слушайте аудиокниги, ходите на тренинги. Тренироваться нужно много, чем больше тренировок, тем лучше результат. А результатом здесь может быть ГОСЗАКАЗ на сотни миллионов рублей. Лакомый кусок!

Теперь поговорим об опыте собственных публичных выступлений. В прошлой статье я упомянул, что данный пункт не является приоритетным. Это действительно так, но такой опыт все равно приветствуется. Задать вопрос на конференции или семинаре, дать комментарий на изменение в законе, выступить на партнерском форуме, донести позицию руководству на внутреннем совещании, отстоять позицию на заседании ФАС. Вот те случаи, когда умение выступать публично очень пригодится. Отдельная история – выступление на вебинарах. Такое умение может пригодиться в отдельных случаях, когда дистанционно следует донести свою позицию или точку зрения, либо обучить кого-то.  Как резюме – без такого умения будет сложно. Но тут тоже решение очень простое. Тренироваться, больше тренироваться. Почитайте профильную литературу и практикуйтесь. И не бойтесь. Многие бояться большой аудитории, входят в ступор перед большим количеством людей. Прочь сомнения, переступите через них. И вперед!

Но не следует забывать о зависимости умения выступать от словарного запаса. А так же от грамотности. Если устная грамотность будет «хромать», выступление запросто может пойти не так, как Вы предполагали. За этим требуется следить. Как и в случае с умением вести переговоры, здесь решением будет читать больше книг, особенно классической литературы. Это действительно решение вопроса. В случае, если Вы отправляете письмо государственному заказчику, используйте программы проверки текста. Нет ничего хуже не грамотного письма. Правда, хорошие письма, это тоже приобретенный навык. Следует учитывать, что письма, бумажные и электронные, переписки, документы, отчеты – это тоже Ваш показатель. Заказчики, коллеги, ведомства  любят краткие, понятные письма, где все написано по существу, доходчиво и ясно.

Теперь об умении быстро и в больших количествах воспринимать информацию. Тут, никто спорить не будет. Тендер-менеджер «лопатит» просто горы информации в Единой информационной системе.  Текущие конкурсы и электронные аукционы, планы-графики, планы закупок, реестры заключенных государственных контрактов, реестр недобросовестных поставщиков, реестр жалоб, реестр банковских гарантий, нормативно-правовые акты и так далее. Это далеко не полный перечень всех документов, которые следует постоянно изучать менеджеру по работе с тендерами. Совет здесь такой – старайтесь быстро воспринимать информацию, концентрируйтесь на важных моментах, пропускайте воду, игнорируйте типовые моменты. Таким образом, Вы сможете анализировать под сотню тендеров в час и быстро принимать решение о целесообразности участия. При анализе контракта акцентируйтесь только на важных подпунктах, есть информация, которая типовая и присутствует в каждом контракте, смело пропускайте её, например информацию о форс-мажоре или решении споров. При ознакомлении с жалобами важен предмет жалобы и решение антимонопольного органа, в случае массового отбора по заданным критериям, этот совет позволит в разы уменьшить время обработки. Надо понимать, что такие документы как жалобы, контракты, документации, исчисляются десятками тысяч. Вот такой объем.

Пунктуальность. Очень важная черта тендерного специалиста. Плохой Специалист по тендерам – не пунктуальный Специалист по тендерам. Это одна из главных характеристик для нашего героя. Надо быть пунктуальным по жизни и воспитывать, воспитывать в себе это личное качество. Приходить на работу вовремя, успеть сделать нужные звонки перед началом электронного аукциона, вовремя подать заявку или запрос на разъяснение, вовремя отправить письмо, не забыть подписать контракт. Все это надо делать вовремя и в срок. Поскольку сфера ГОСТОРГОВ, жестко регламентированная сфера, здесь сроки имеют невероятно важное значение. «Забывчивость» в определенные сроки подписать контракт приведет к внесению в реестр недобросовестных поставщиков, опоздание на несколько минут к началу аукциона, может привести к проигрышу. Кто проходил у меня обучения, помнят модуль посвященный «эффективному участию в ГОСТОРГАХ», именно там есть информация в отношении Правил участия в электронном аукционе. И первый пункт Правил гласит: «Не опаздывать!» . Лучше прийти раньше, чем опоздать. Торги не прощают безалаберность и не пунктуальность. Точным следует быть всегда.

Следующий очень важный навык – правильно распределять обязанности внутри отдела, умение делиться частью работы с сотрудниками, коллегами. Тендерная сфера очень ёмкая область, с наличием огромного количества функциональных действий. Один человек просто физически не может уследить за всеми сроками, действиями, регламентами, изменениями, документами  и так далее. Функции должны быть четко разделены и прописаны в должностных обязанностях. Кто осуществляет поиск тендера, кто его анализирует, кто распределяет функции, кто корректирует участие, кто готовит конкурсную заявку, кто подает запросы на разъяснения, кто общается с заказчиком, кто анализирует результаты – функции должны быть четко распределены и делегированы соответствующим лицам. Тендер-менеджер должен фокусироваться на главном. Главное – это правильно подготовленная заявка и допуск к торгам. Остальное распределяйте.

Умение находить правильную мотивацию для себя, подчиненных, партнеров, заказчиков – высококлассный навык для сотрудника тендерного отдела. Нельзя ориентироваться только на денежную мотивацию. Сферу государственных закупок сложно назвать сверх маржинальной сферой, поэтому, конечно следует использовать и другие виды мотиваций. Поощрения, подарки, словесное одобрение, вознаграждение,  взыскание за невыполненную задачу, штраф, выговор - тоже своего рода мотивация, которая  касается в первую очередь коллег.

Естественно сотрудники компании хотят мотивироваться только за счет увеличения заработной платы, но этому надо препятствовать, разрабатывая и  вводя новые формы поощрения. Отдельная история – мотивация заказчика. Я думаю это тема отдельной статьи, где мы рассмотрим точку баланса между противозаконными и законными действиям специалиста по государственным торгам.

Что ж, кажется, сегодня мы рассмотрели еще одну порцию очень важных, нужных, значимых навыков и умений, обязательных для Специалиста по тендерам. Но мы все же не закончили, и будем далее, детально рассматривать, под мощной лупой, этот вид деятельности.

До новых встреч, коллеги. Конкурентных Вам преимуществ. Продолжение следует…

Комментарии

Комментариев пока нет