Тендер-менеджер в государственном заказе. Важные профессиональные качества.

Добрый день, мои читатели. С удовольствием готов продолжить рассуждения далее, на тему - Менеджер по тендерам. Кстати, один из комментариев на последнюю статью, выражал недовольство очень акцентированным вниманием специалисту по торгам. Якобы, есть темы более насущные и полезные, например «Как выиграть тендер?». К сожалению, многие не понимает, что человек, отвечающий за тендерное направление и готовящий конкурсную заявку, и есть та 50%-я гарантия победы в тендере. Вы спросите «Почему только 50%?». Тут все просто, так как имеет значение компетентный подбор товара, его цена, логистика, наличие квалифицированных специалистов и тому подобное. Все то, что так же очень сильно влияет на победу. И это те критерии, за которые отвечать тендер-менеджер не может. Но надо понимать, если не будет самого главного – компетентного, опытного, внимательного, пунктуального менеджера по торгам, все остальное теряет важность. Я постараюсь очень детально, навык за навыком, рассматривать все необходимые качества. Каким-то умениям будут посвящены целые статьи, где-то обойдемся абзацем, но поговорим обо всем, что важно в этой работе. Итак, мы закончили на собственной мотивации и на мотивации заказчика.

Теперь обратим внимание на важное качество – умение расставлять приоритеты. Должно быть четкое понимание – что важно, а что не важно и может подождать. Всегда надо концентрироваться на важном. Дело в том, что в этой работе всегда всего очень много - дел, действий, текущих тендеров, информации, встреч, обучений. Голова идет кругом от всего этого, не знаешь, за что хвататься. Расставляйте приоритеты!  Делайте в первую очередь срочные и важные дела, которые нормированы – подписание контракта, подача и подготовка заявки, подача запросов на разъяснение, получение банковской гарантии, отзыв заявки, подача жалоб в ФАС. Эти действия - жестко регламентированы законом в отношении сроков. Далее, делайте очень важные дел, которые не ограничены по времени – поиск тендеров, обучение,  возврат обеспечения, аналитика конкурентов. Далее беритесь за срочные дела, но не имеющие приоритетной важности - просмотр планов-графиков и планов закупок, анализ реестра контрактов и реестра жалоб. Это примерный алгоритм распределения, соответственно он у каждого должен быть свой. При этом не останавливайтесь. Часто хочется все бросить и ничего не делать. Боритесь с этим чувством. Постоянно преодолевайте трудности, решайте проблемы, улаживайте конфликты, возникающие то с заказчиком, то со складом, то с логистами, то с отделом закупок. Этого добра будет в данной деятельности с большим избытком. Но такова жизнь и от этого никуда не деться. Умейте держать темп! Не сбавляйте скорость! Не расторопные люди, не умеющие быстро сконцентрироваться и принять решения, вряд ли здесь задержатся надолго. Бывают действительно очень сложные дни. Принять участие в пяти аукционах, не забыть подписать контракт, в нескольких контрактах вывесить протоколы разногласий, переговорить с заказчиком, уточнить конкурсную документацию, съездить на заседание в ФАС – все это могут быть задачи одного дня. Хочется вообще все бросить и от всего отгородиться. Вот, как раз тут и начинается  настоящий профессионал – успокойся,  не гнись, не ломайся. Все что нас не убивает, делает нас сильнее. Об этом следует помнить. В таких стрессовых ситуациях, мы растем как Специалист. Растет наш профессионализм и компетенция. Скажу больше, бывают случаи, когда не только следует держать темп, но еще придать своим делам ускорение. Многие тендерные дела имеют статус: « Это когда нужно сделать? Конечно вчера!» Тут главное сконцентрироваться, абстрагироваться от второстепенного, сфокусироваться на главном.  Тебе кажется это невозможным, но ты убыстряешься и делаешь одно дело за другим. И так должно быть постоянно!

Вот время подошло обратить внимание еще на один очень важный навык – умение правильно организовать и провести деловую встречу с государственным заказчиком. Тендерное направление – одно из тех направлений, где без этого навыка не обойтись. Встреча может носить неформальный характер. Да, не удивляйтесь! Очень много встреч проводятся, так сказать, для поддержки и укрепления отношений. День рождение, приближающийся праздник, важная дата – все это повод пригласить заказчика на не официальную встречу. Допускается телефонное поздравление, но эффект уже не тот. Многие скажут, что официальные государственные лица не пойдут на встречу, им, дескать, это не надо. Хочу развеять этот миф. Всем крупным сделкам, предшествует череда приватных, не официальных встреч и переговоров. Не можете организовать встречу, учитесь! Сразу хочу сказать, что пока отношения не стали более тесными, будьте на встрече краткими, говорите по существу, не пускайтесь в пространственные рассуждения о своей личной жизни, а тем более о своих проблемах. У Вас всегда все должно быть лучше всех!  Вы должны быть лучше всех, Ваш товар должен быть лучше всех, Ваша организация должна быть лучше всех, Ваши цены должны быть лучше всех, а если это не так, должны быть абсолютно веские причины почему это не так. Не забывайте о том, что в подтверждение своей предпочтительности, Вы должны, на мой взгляд, и выглядеть соответствующе, встречаться в соответствующем месте. Презентационные материалы тоже должны быть соответствующими. Без этого никак! На эту тему, можно много еще всего рассказывать, но не в рамках этой статьи, я думаю, я посвящу этому материалу отдельную публикацию, где мы рассмотрим все тонкости данного вопроса.

Позитивный настрой – фактор, сопутствующий успеху. Без оптимизма и веры в будущее, в этой профессии будет тяжело. Иногда приходят периоды, длящиеся достаточно долго, во время которых нет побед в тендерных процедурах. Вот это самое тяжелое! Ты из-за дня в день «лопатишь» горы информации, ищешь подходящие тендера, готовишь их десятками, а поражения следуют одно за другим. При этом в электронных аукционах, где ты строго выигрывал в одном из двадцати аукционов, тоже тишина. Директор начинает косо поглядывать в твою сторону, что так же приводит в уныние. Не отчаивайся! Такое бывает! У всего этого может быть масса причин, с которыми надо разбираться. От банальной ошибки в Вашем ценовом прайсе, до входа в сегмент «бесстрашного тендерного воина», который, считая, что он умнее всех, выигрывает тендер за тендером, рассчитывая затем все вопросы решить путем договоренностей. Как правило, такое бесстрашие заканчивается банально – Реестром недобросовестных поставщиков и финансовыми потерями. Так что выше нос, если Вы все делаете правильно, победы вернутся. Больше юмора! Но не превращайтесь в «бестолкового хохотунчика».  Тут достаточно тонкая грань и её не следует переходить. Очень легко из центра внимания превратится в клоуна. И улыбайтесь, много улыбайтесь. Встречайте улыбкой деловых партнеров, сотрудников, заказчиков, всех с кем Вас связывает деятельность. Правда, обязательно  следите за улыбкой, она не должна быть натянутой и вымученной. Это сразу бросается в глаза.

Кстати, с улыбкой намного проще устанавливать нужные деловые контакты. Умение заводить деловые связи, тоже очень важное искусство, которым должен владеть специалист по работе с государственным заказчиком. Контактировать следует везде на конференции, семинаре, форуме, в он-лайне, заседании ФАС. Да я не оговорился, именно на заседании ФАС. С многими заказчиками я познакомился именно там. Когда часами ждешь заседания, на мой взгляд, это лучшее время для установки деловых контактов. Достаточно узнать, на что жаловались противники Вашего оппонента и разговор завязывается сам собой. Много нужной информации можно получить от слушателей на всевозможных выставках Вашего оборудования. Можно для контактов использовать профессиональные сообщества, в которых Вы состоите. А сколько важной информации приходит после общения с конкурентами, в рамках конгресса, организованного производителем. Используйте каждую возможность! Связи очень много решают в ГОСЗАКАЗЕ!  

Не стоит забывать, что все Ваши деловые связи, правда не конкретизируя, можно отразить в Вашем резюме. А это очень важный документ, сопровождающий Вас от организации к организации. На любой  работе сначала «собеседуется» резюме сотрудника, а только потом сам сотрудник. Это следует помнить! Резюме – это Ваша визитная карточка. Оно должно быть самым профессиональным, самым компетентным, самым запоминающимся, одним словом – лучшим. Не забываем об оригинальности и грамотности этого документа. Информация в резюме должна быть правдивой, но если только чуть-чуть приукрашенной.

Коллеги, на сегодня все. Мне кажется, мы уже много характеристик рассмотрели, но еще много осталось. Так что – продолжение следует. Удачи в тендерах!

Комментарии

Комментариев пока нет